Bij een kredietakte met hypotheekvestiging dient de akte ingeschreven te worden op het bevoegde hypotheekkantoor. Naast het hypotheekrecht dient hiervoor tevens een ereloon voor de hypotheekbewaarder voorzien te worden. Dit ereloon is, net zoals het ereloon van de notaris, door de overheid vastgelegd.
Op het hypotheekkantoor wordt bijgehouden wie eigenaar is van een bepaald onroerend goed.
De hypotheekkantoren zijn regionaal georganiseerd. De hypotheekkantoren maken onderdeel uit van de algemene administratie van de patrimoniumdocumentatie (financiële overheidsdienst financiën).
Op een hypotheekkantoor wordt in de eerste plaats bijgehouden wie de eigenaar is van een welbepaald onroerend goed. Niet alleen eigendomsoverdrachten, zoals bijvoorbeeld een verkoop of een schenking, moeten aan het hypotheekkantoor gemeld worden. De notaris zal alle belangrijke informatie over een onroerend goed aan het hypotheekkantoor melden. Zo zal ook een langdurige verhuring of de vestiging van een hypotheek aan het hypotheekkantoor gemeld worden.
De bedoeling van de melding is om publiciteit te geven aan het bestaan en de inhoud van een notariële akte. Door de vermelding in het register van het hypotheekkantoor wordt de inhoud van de notariële akte “tegenstelbaar” gemaakt aan derden. Dit wil zeggen dat personen die niet bij de akte betrokken waren, toch rekening zullen moeten houden met de overeenkomst die in de akte is opgenomen. Zij zullen de inhoud van de akte moeten respecteren vanaf het tijdstip dat de inhoud van de akte wordt overgeschreven of wordt ingeschreven in het daartoe bestemde register.
Door dit systeem van publiciteit kan iedereen die erom vraagt op een correcte manier geïnformeerd worden door het hypotheekkantoor over de actuele situatie van een onroerend goed.
Op die wijze ontstaat rechtszekerheid : wat in het register vermeld staat is zeker en correct en moet door iedereen in acht genomen worden. Zo kan de koper van een onroerend goed zekerheid hebben dat het onroerend goed “vrij en onbelast” is en dat het goed bijvoorbeeld niet bezwaard is met een hypotheek. Bij het toestaan van een hypothecair krediet kan de bank op die wijze zekerheid hebben dat zij een hypothecaire inschrijving in eerste rang zal bekomen.